開學一段時間，幼兒園還是忙不完？從人力調度到行政作業，重新整理園所日常流程

每年開學前，園所通常都已經做好班級安排、人員配置、作息規劃與工作分配，大家也會希望新學期能夠按照原本設定的節奏順利運作。

但真正進入開學一段時間後，許多問題才會慢慢浮現。

「怎麼每天早上還是忙成一團？」

「老師明明都有分工，為什麼事情最後還是集中在幾個人身上？」

「只是有人臨時請假，怎麼整間園所的安排都被打亂了？」

「老師每天都在處理聯絡簿、照片、家長訊息，真正準備教學的時間反而被壓縮？」

這些狀況不一定代表園所真的「人手不足」，很多時候，問題其實出在人力、時間與工作流程沒有配合實際運作重新調整。

因此，當新生逐漸適應、班級運作開始穩定後，反而正是園所重新檢視人力調度與行政流程的好時機。

一、不是整天都缺人，而是「某些時間特別缺人」

先來看看一個常見的園所情境。

某間幼兒園共有 5 位老師與 1 位行政人員，看起來人力配置並不算太少，但每天早上 8 點左右，現場總是特別混亂。

孩子陸續入園，有新生抱著家長不願意進教室，另一邊有家長詢問餵藥事項，班級老師還要確認點名與孩子攜帶物品，行政人員同時正在接電話，教室裡也已經開始有孩子需要照顧。

短短半小時內，幾乎所有事情都同時發生。

於是老師很容易產生一種感覺：

但如果把整天的工作攤開來看，可能會發現下午某些時段其實相對穩定，真正缺人的只是入園、用餐、午睡與離園這些特定時段。

與其平均分配人力，不如先找出「人力尖峰」

園所可以先把一天切成幾個主要時段，觀察哪些時候最容易同時發生大量工作。

盤點後，就能進一步調整：

• 入園與離園時段安排支援人員
• 非尖峰時段再處理資料整理與行政工作
• 明確分配誰負責接待家長、誰照顧孩子、誰處理臨時狀況
• 避免所有老師在同一時間做同一類工作

人力優化不一定是增加一個人，而是讓原本的人力出現在真正需要的位置。

二、老師不是事情太多，而是一直被「臨時工作」打斷

再來看另一個常見情況。

小班王老師原本規劃下午 3 點整理孩子作品，3 點半完成聯絡簿，4 點開始準備離園。

結果實際情況卻是：

3:10，家長傳訊息詢問孩子午睡狀況。

3:20，行政詢問下個月活動需要提供哪些資料。

3:35，隔壁班老師臨時需要她協助看班。

3:50，一位孩子衣服弄髒，需要協助更換。

4:00，家長開始陸續來接孩子。

最後真正安靜下來時，原本預定 3 點半完成的聯絡簿還沒有開始。

這種情況並不是老師不會安排時間，而是固定工作與臨時工作全部混在同一個工作時段裡。

每一次工作被打斷，老師都需要重新回想：「我剛剛做到哪裡？」長期下來，就會產生一種整天很忙，卻一直沒有完成事情的疲累感。

解決方式：把工作分成三種類型

園所可以嘗試把日常工作分成：

第一類｜必須立即處理

例如：

• 孩子安全
• 健康狀況
• 突發事件
• 緊急家長聯繫

這些工作無法等待。

第二類｜固定時段處理

例如：

• 聯絡簿
• 照片整理
• 教學紀錄
• 備課
• 班級資料

這些事情最好安排固定時段，不要隨時穿插。

第三類｜可以集中處理

例如：

• 一般行政表單
• 活動資料
• 非緊急家長訊息
• 文件整理

這類工作可以設定每天或每週固定時間處理。

例如園所可以訂出簡單原則：

或者：

光是把「每件事情都要立刻做」改成「不同事情有不同處理時間」，老師的工作節奏就會穩定很多。

三、看起來每個人都有分工，為什麼主任還是最忙？

有些園所的工作表看起來其實分得很清楚。

班級老師負責班務，行政負責家長與文件，主任負責管理。

但實際運作後卻可能變成：

老師遇到事情，不確定怎麼處理 → 找主任。

家長提出特殊要求 → 找主任。

行政不知道能不能答應 → 找主任。

有人請假 → 找主任調人。

活動需要更改 → 找主任決定。

最後所有事情都集中到同一個人身上。

這代表園所雖然有「工作分工」，卻沒有清楚建立「決策分工」。

可以試著建立簡單的三級處理方式：

第一層｜現場人員即可處理

例如一般班級事項、常規家長詢問、既定流程內的工作，由老師或行政直接完成。

第二層｜需要跨班或跨部門協調

例如人力支援、教室調整、活動配合，由組長或主任協助。

第三層｜涉及政策、安全或重大問題

例如重大客訴、特殊安全事件、園務制度變更，再交由園長或主管決定。

這樣做的目的不是讓主管「少管事情」，而是讓每個人知道自己的處理範圍。

四、只要一位老師請假，整天的安排就被打亂？

星期一早上，小班老師因為家中臨時有事請假。

主任收到訊息後，立刻開始：

找代班老師、重新安排班級、詢問其他老師是否能支援、調整午休人力、確認離園接送安排，再通知相關同事。

原本今天要完成的行政工作，幾乎全部停擺。

老師臨時請假是任何園所都可能遇到的正常狀況，問題不是「怎麼又有人請假」，而是園所有沒有提前準備備援方式。

園所可以事先整理：

• 哪些人員可以支援哪些班級
• 哪些老師熟悉不同年齡層孩子
• 行政人員是否能短時間協助接待或接送
• 有人請假時，哪些行政工作可以延期
• 哪些工作一定要當天完成
• 被調去支援的人，原本工作由誰承接

例如可以建立簡單流程：

如此一來，當臨時狀況真的發生時，就不是從零開始找答案，而是直接啟動既有方案。

五、真正耗掉老師時間的，可能是每天重複的小行政

除了人員調度之外，另一個經常被忽略的問題，是「重複行政」。

例如一位孩子今天請假。

家長先在 LINE 告知。

老師在自己的紙本紀錄一次。

行政再把請假資訊填進 Excel。

月底需要統計時，又重新整理一次。

同一件事情，可能被不同的人記錄三次、四次。

每一次只花兩三分鐘，看起來並不嚴重，但如果一天有十幾位孩子、不同班級、不同事項，累積起來就是大量時間。

可以先問一個很簡單的問題

建議特別檢查以下工作：

• 出缺勤與點名
• 請假
• 接送
• 餵藥
• 家長通知
• 教學紀錄
• 照片
• 繳費
• 聯絡事項

如果同一筆資料需要從紙本抄到 Excel，再從 Excel 轉到群組，月底又重新整理，那就是最值得優先改善的流程之一。

有些工作可以透過表單統整，有些可以重新建立統一紀錄方式，也有些可以透過數位系統減少重複輸入。

重點不一定是「一定要換工具」，而是：

六、不要一次改革全部，先找出每天最浪費時間的 3 件事

一談到行政優化，很多園所容易想到：「是不是要整套流程重新做？」

但如果一次調整太多事情，老師反而更容易不適應。

比較實際的方式，是先花一週觀察。

可以請老師回答三個問題：

把答案整理後，就能看到真正影響現場的問題。

例如：

先處理「每天都發生、每次都會耗費很多時間」的事情，通常最容易看見改善效果。

七、開學一段時間後，可以安排一次「園所流程健檢」

開學前，人力安排多半是依據過去經驗與預估。

真正運作一段時間後之後，園所才會知道：

哪一個班的新生需要更多照顧？

哪一個時段比原本預期更忙？

哪些工作一直塞車？

哪些老師長期處在支援別人的狀態？

哪些行政工作實際上可以減少？

因此，建議園所在新學期實際運作一段時間後，安排一次簡單的流程檢查，不需要很正式，也不用做成複雜會議。

只要從四個方向檢查即可。

1. 看時間

一天中哪三個時段最忙？

有沒有可能調整部分工作時間？

2. 看人力

是不是固定幾個人一直在救火？

有沒有可以交叉支援的人員？

3. 看工作

哪一類工作最常被打斷？

哪些事情其實不用立即處理？

4. 看流程

哪些資料被重複記錄？

哪些資訊常常找不到？

哪些事情每次發生都要重新討論一次？

最後建立一個簡單的改善循環：

園所流程不一定要一次做到完美，而是可以跟著孩子、老師與實際運作狀況持續修正。

八、真正的人力優化，不是讓每個人做更多

當園所覺得人力不足時，第一個反應常常是：「是不是需要再多一個人？」

但在增加人力之前，也可以先看看現有流程。

是不是所有工作都集中在同一個時間？

是不是老師一直被行政事項打斷？

是不是所有問題最後都要找主任？

是不是一位老師請假，就沒有任何備援方式？

是不是同一份資料被重複記錄好幾次？

有時候，改善其中兩三個問題，就能讓整體工作節奏產生很大的改變。

當園所少一點臨時救火、多一點事前安排，行政工作少一點重複、工作分工再清楚一些，老師才有更多時間把注意力真正放回孩子、教學與陪伴。

而這，也許才是新學期實際運作一段時間後，重新整理園所流程最重要的目的。